Vier Stationen zeigen einen Engpass
Ein Prozess wird an seinen Schnittstellen verständlich.
01 Das Bild verstehen
Vier BRICK-Stationen bilden einen Arbeitsweg. Die Figuren markieren unterschiedliche Zuständigkeiten, Verbindungen die notwendigen Übergaben. Vor einer Station sammeln sich Teile zu einer Warteschlange. Ein seitlicher Weg symbolisiert eine Entscheidung mit zwei möglichen Fortsetzungen. Die räumliche Darstellung macht sichtbar, warum Verzögerungen oft an Schnittstellen entstehen und nicht unbedingt durch eine langsame Einzeltätigkeit verursacht werden. Die Warteschlange veranschaulicht ein zentrales Prinzip der Prozessanalyse: Eine Verzögerung an einer Übergabe kann den ganzen Ablauf beeinflussen, obwohl die einzelnen Arbeitsstationen gut funktionieren. Die Verzweigung macht deutlich, dass Entscheidungen verschiedene Bearbeitungswege auslösen können. Für die reale Aufgabe müssen deshalb Auslöser, Bearbeitungszeit, Wartezeit und Schnittstellen gesondert untersucht werden, statt vorschnell einzelne Personen als Ursache zu betrachten.
02 Fachlich erklärt
Prozessmapping dokumentiert den tatsächlichen Weg vom Auslöser bis zum Ergebnis. Tätigkeiten, Entscheidungen, Verantwortlichkeiten und Übergaben werden gemeinsam aufgenommen. Der Istprozess soll sich an realen Beobachtungen orientieren, nicht nur an der schriftlichen Vorschrift. Besonders wichtig sind Wartezeiten, Nacharbeit und fehlende Informationen als Hinweise auf Verbesserungsbedarf. Bei einer Ist-Aufnahme werden Anfang und Ende des Prozesses definiert und tatsächliche Fälle betrachtet. Man notiert Tätigkeiten, Entscheidungen, Beteiligte, benötigte Informationen und Übergaben. Messwerte wie Durchlaufzeit, Liegezeit und Nacharbeitsquote helfen, Auffälligkeiten zu bewerten. Eine reine Prozesszeichnung beweist noch keinen Engpass; die vermutete Ursache sollte vor Ort oder anhand geeigneter Daten überprüft werden.
Markiere alle Übergaben und erfasse dort Wartezeiten und Rückfragen.
